I. Všeobecné ustanovenia
Spoločnosť FAVEX, s.r.o . so sídlom v Prahe, Slezská 2210/128, IČO: 499 72 367, zapísaná v obchodnom registri vedenom Mestským súdom v Prahe, odd. vl. 65218 (ďalej aj„FAVEX“), v súlade s nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov, ďalej len „GDPR„) po preskúmaní vlastných postupov nakladania s osobnými údajmi v rámci svojej obchodnej činnosti a na základe zhrnutia týchto postupov týmto vyhlasuje svoje základné pravidlá postupu týkajúceho sa spracúvania osobných údajov.
Spoločnosť FAVEX je prevádzkovateľom osobných údajov v zmysle GDPR, t. j. zhromažďuje, uchováva a používa osobné údaje svojich zákazníkov, fyzických osôb konajúcich v mene firemných zákazníkov, iných osôb, ktorých sa týkajú jej obchodné činnosti, alebo. záujem o obchodnú spoluprácu (ďalej spoločne aj ako „dotknutá osoba“) na účely vykonávania svojej obchodnej činnosti, ktorá spočíva najmä v predaji hutníckeho materiálu a poskytovaní súvisiacich služieb.
Tieto zásady spracovania osobných údajov sa vzťahujú na:
- spracúvanie osobných údajov vykonávané spoločnosťou FAVEX počas komunikácie s dotknutými osobami, resp. zmluvných partnerov spoločnosti FAVEX prostredníctvom webovej stránky, e-mailu alebo telefonicky,
- spracúvanie osobných údajov spoločnosťou FAVEX počas zmluvného vzťahu medzi subjektmi údajov, resp. FAVEX a zmluvní partneri a zamestnanci spoločnosti FAVEX,
- spracovanie osobných údajov pri plnení zákonných povinností spoločnosti FAVEX,
- spracúvanie osobných údajov potrebné na účely ochrany oprávnených záujmov spoločnosti FAVEX.
Zásady spracúvania osobných údajov opisujú účely spracúvania osobných údajov a spôsoby spracúvania, informujú o jednotlivých kategóriách spracúvaných osobných údajov, ich možných príjemcoch, dobe uchovávania osobných údajov a právach osôb v súvislosti s ochranou osobných údajov.
FAVEX zabezpečuje dodržiavanie týchto zásad pri spracúvaní osobných údajov advokátom, jeho spolupracovníkmi a v prípade dodávateľov – externých spracovateľov osobných údajov má zmluvne zabezpečené záruky primeranej ochrany podľa čl. 28 GDPR.
II. Totožnosť a kontaktné údaje správcu – FAVEX
Pri výkone práv, ak je to vhodné. ak si dotknutá osoba želá bližšie objasniť akékoľvek informácie, môže kontaktovať spoločnosť FAVEX prostredníctvom týchto údajov:
Písomný kontakt:
FAVEX s.r.o.
Hradiště 98
687 08 Buchlovice
Elektronický kontakt:
III. Účely spracovania osobných údajov
Spoločnosť FAVEX spracúva osobné údaje výlučne v súlade s právnymi dôvodmi stanovenými v čl. 6 GDPR, a to len v nevyhnutnom rozsahu a na nevyhnutný čas. Účel spracúvania osobných údajov a dobu ich spracúvania zaznamenáva FAVEX pre jednotlivé agendy do záznamov o spracovateľských činnostiach podľa čl. 30 GDPR.
Prístup k osobným údajom majú len tie osoby, ktoré musia s osobnými údajmi pracovať pri plnení svojich úloh a povinností pre spoločnosť FAVEX. Tieto osoby sú povinné zachovávať mlčanlivosť o osobných údajoch, s ktorými sa oboznámili; táto povinnosť je zmluvne zaručená.
Spoločnosť FAVEX môže spracúvať osobné údaje na tieto účely: A/ Účely, na ktoré sa nevyžaduje súhlas dotknutej osoby, a to:
- Realizácia zmluvy (rokovanie o zmluve alebo jej zmene, uzatvorenie kúpnej alebo inej zmluvy, realizácia zmluvného vzťahu, evidencia a aktualizácia zmlúv, ukladanie údajov v systémoch FAVEX),
- Plnenie zákonných povinností (najmä povinností v zmysle účtovnej a daňovej legislatívy, t. j. prenos osobných údajov orgánom finančnej správy alebo iným orgánom verejnej moci v súlade s príslušnými právnymi predpismi; uchovávanie a archivácia údajov v súlade so zákonnými požiadavkami),
- Ochrana oprávneného záujmu spoločnosti FAVEX (ochrana práv a právom chránených záujmov spoločnosti FAVEX, ako je vymáhanie právnych nárokov a pohľadávok, realizácia marketingových aktivít týkajúcich sa produktov a služieb spoločnosti FAVEX, interné potreby spoločnosti FAVEX súvisiace najmä so sledovaním spokojnosti dotknutej osoby, zisťovaním kvality služieb, zlepšovaním kvality poskytovaných služieb, vývojom nových služieb atď.),
- Ochrana oprávnených záujmov tretích strán (najmä dotknutej osoby alebo zmluvných partnerov spoločnosti FAVEX) v súlade s pravidlami upravujúcimi obchodné činnosti a hospodársku súťaž.
B/ Účely, na ktoré sa osobné údaje môžu spracúvať len na základe súhlasu dotknutej osoby:
- Poskytnutie takéhoto súhlasu je plne v kompetencii dotknutej osoby. Súhlas je potrebný na marketing spoločnosti FAVEX (do určitej miery je spoločnosť FAVEX v týchto prípadoch oprávnená ponúkať produkty a služby zákazníkom bez získania ich súhlasu). Bez ohľadu na to, či sa ponuka produktov a služieb uskutočňuje na základe zákona alebo súhlasu, dotknutá osoba má vždy právo vyjadriť svoj nesúhlas s ňou prostredníctvom úkonu adresovaného spoločnosti FAVEX v akejkoľvek forme. Okrem toho je možné odvolať aj súhlas s poskytnutím kópie osobného dokumentu.
IV. Spracúvané osobné údaje
Spoločnosť FAVEX je oprávnená spracúvať nasledujúce osobné údaje podľa účelu spracúvania:
| Údaje dotknutých osôb | Účely spracovania |
|---|---|
| Meno a priezvisko | Plnenie zmluvy, Plnenie zákonných povinností, Ochrana oprávnených záujmov spoločnosti FAVEX, Súhlas |
| Kontaktná adresa, sídlo, miesto podnikania | Plnenie zmluvy, Plnenie zákonných povinností, Ochrana oprávnených záujmov spoločnosti FAVEX, Súhlas |
| Plnenie zmluvy, Plnenie zákonných povinností, Ochrana oprávnených záujmov spoločnosti FAVEX, Súhlas | |
| Telefónne číslo | Plnenie zmluvy, Plnenie zákonných povinností, Ochrana oprávnených záujmov spoločnosti FAVEX, Súhlas |
| Číslo účtu a ďalšie údaje o transakcii | Plnenie zmluvy, Plnenie zákonných povinností, Ochrana oprávnených záujmov spoločnosti FAVEX, Súhlas |
| IDENTIFIKAČNÉ ČÍSLO, ČÍSLO DPH | Plnenie zmluvy, Plnenie zákonných povinností, Ochrana oprávnených záujmov spoločnosti FAVEX, Súhlas |
| Rodné číslo | Plnenie zákonných povinností |
| Dátum narodenia | Plnenie zmluvy, Plnenie právnych povinností |
| Akékoľvek iné informácie týkajúce sa klienta alebo tretích strán | Plnenie zmluvy, Plnenie právnych povinností, Ochrana oprávnených záujmov tretích strán |
Spoločnosť FAVEX spracúva osobné údaje manuálne alebo automatizovane a bezpečne ich uchováva v papierovej aj elektronickej podobe. Spracovanie osobných údajov sa uskutočňuje najmä na účely plnenia zmluvného vzťahu. Osobné údaje dotknutých osôb sa v súvislosti s účelom spracovania uchovávajú v evidencii zákazníkov spoločnosti FAVEX, v evidencii dodávateľov spoločnosti FAVEX a v účtovnom systéme.
Spoločnosť FAVEX vyhlasuje, že osobné údaje, ktoré spracúva, sú pod neustálou kontrolou a že spoločnosť FAVEX má zavedené moderné kontrolné, technické a bezpečnostné mechanizmy na zabezpečenie ochrany spracúvaných údajov pred neoprávneným prístupom alebo prenosom, pred stratou alebo zničením, ako aj pred iným možným zneužitím. Všetky osoby, ktoré prichádzajú do styku s osobnými údajmi dotknutých osôb v rámci svojich pracovných alebo zmluvných povinností, sú viazané zákonnou alebo zmluvnou povinnosťou mlčanlivosti. V prípade, že sa osobné údaje prenášajú iným subjektom, spoločnosť FAVEX uzatvorila so spracovateľmi údajov príslušnú zmluvu, ktorou tieto subjekty zaručujú dodržiavanie povinností týkajúcich sa spracovania osobných údajov podľa českého práva.
V. Príjemcovia osobných údajov
Spoločnosť FAVEX poskytuje osobné údaje len oprávneným zamestnancom alebo jednotlivým spracovateľom osobných údajov, s ktorými má spoločnosť FAVEX uzatvorenú zmluvu, alebo iným prevádzkovateľom, ale len v rozsahu nevyhnutnom na splnenie jednotlivých účelov spracúvania a na základe príslušného právneho titulu na spracúvanie osobných údajov.
Spoločnosť FAVEX je oprávnená v prípadoch stanovených zákonom. povinný preniesť určité osobné údaje na základe platných právnych predpisov, napríklad orgánom činným v trestnom konaní alebo iným orgánom verejnej moci.
VI. Osobné údaje tretích strán
Osobné údaje tretích strán, ktorými sa rozumejú osobné údaje zamestnancov a zákazníkov zmluvných partnerov spoločnosti FAVEX a iných osôb zapojených do spolupráce so spoločnosťou FAVEX. ostatné údaje, ktoré spoločnosť FAVEX získa od zmluvného partnera v súvislosti s uzatvorením alebo plnením zmluvy, sa spracúvajú v súlade s platnými právnymi predpismi o ochrane údajov. Tieto osobné údaje bude spoločnosť FAVEX používať na účely plnenia zmlúv so zmluvnými partnermi. Spoločnosť FAVEX bude spracúvať osobné údaje tretích strán počas trvania zmluvného vzťahu a počas obdobia stanoveného osobitnými právnymi predpismi, ak existujú. Potom sa budú uchovávať dlhšie obdobie, ak existuje odôvodnená potreba uchovávať údaje v súvislosti s konkrétnym prípadom.
VII. Doba uchovávania osobných údajov
Spoločnosť FAVEX spracúva a uchováva osobné údaje po dobu nevyhnutnú na zabezpečenie všetkých práv a povinností vyplývajúcich z príslušného zmluvného vzťahu a po dobu, po ktorú je spoločnosť FAVEX ako prevádzkovateľ povinná uchovávať osobné údaje podľa všeobecne záväzných právnych predpisov alebo po ktorú spoločnosť FAVEX udelila súhlas so spracúvaním. V ostatných prípadoch sa doba spracúvania odvíja od účelu spracúvania, ktorý musí byť primeraný, alebo je určená právnymi predpismi o ochrane údajov.
Spoločnosť FAVEX dbá na riadne plnenie svojich povinností vyplývajúcich z predpisov upravujúcich archiváciu, dodržiava zákonné lehoty na uchovávanie a archiváciu dokumentov a vykonáva včasné a správne skartácie.
Osobné údaje spracúvame v súlade s účelom spracúvania počas obdobia, ktoré je tu uvedené:
| Účel spracovania | Čas uchovávania |
|---|---|
| Plnenie zmluvy | počas trvania zmluvného vzťahu a po dobu 10 rokov od ukončenia zmluvného vzťahu |
| Plnenie zákonných povinností | na obdobie stanovené príslušnými právnymi predpismi |
| Ochrana oprávnených záujmov spoločnosti FAVEX alebo tretích strán | maximálne 3 roky od začiatku spracúvania, ak osobitné právne predpisy neustanovujú inak alebo ak neexistuje odôvodnená potreba uchovávať údaje dlhšie v súvislosti s konkrétnym prípadom |
| Poskytnutie súhlasu | počas obdobia 3 rokov od dátumu zverejnenia, pokiaľ dotknutá osoba nepožiada o predĺženie. |
VIII. Práva dotknutých osôb
Spoločnosť FAVEX dodržiava všetky práva dotknutých osôb. Dotknutá osoba dostane od spoločnosti FAVEX na požiadanie všetky informácie požadované zákonom týkajúce sa spracúvania jej údajov, a to stručným, zrozumiteľným a ľahko prístupným spôsobom a jasným a jednoduchým jazykom.
FAVEX zahŕňa aj:
- (a) viesť záznamy o spracovateľských činnostiach uvedených v čl. 30 GDPR,
- (b) zabezpečenie informovania dotknutých osôb v súlade s článkom 2 ods. 1 písm. a) nariadenia (ES) č. 1049/2001. 12 až 14 GDPR,
- (c) plní ďalšie práva dotknutých osôb podľa čl. 15 až 22 GDPR,
- (d) vykonáva ohlasovanie a oznamovanie prípadov porušenia ochrany osobných údajov podľa čl. 33 a 34 GDPR.
Návrhy záznamov, informácie, vybavovanie žiadostí/ sťažností a oznámenia sú uložené v systéme FAVEX. Dotknuté osoby môžu podávať svoje žiadosti/stížnosti na uplatnenie svojich práv spoločnosti FAVEX, a to najmä zaslaním na e-mailovú adresu spoločnosti FAVEX alebo písomne na adresu sídla spoločnosti FAVEX, pozri vyššie.
V súvislosti so spracovaním osobných údajov má dotknutá osoba práva vyplývajúce z právnych predpisov, ktoré môže kedykoľvek uplatniť. Je to právo:
- prístup k osobným údajom,
- opraviť nepresné alebo neúplné osobné údaje,
- vymazať osobné údaje, ak osobné údaje už nie sú potrebné na účely, na ktoré boli zhromaždené alebo inak spracované, alebo ak sa zistí, že boli spracované nezákonne,
- obmedziť spracúvanie osobných údajov,
- o prenosnosti údajov,
- právo namietať, po ktorom sa spracúvanie osobných údajov ukončí, pokiaľ sa nepreukáže, že existujú závažné oprávnené dôvody na spracúvanie, ktoré prevažujú nad záujmami alebo právami a slobodami dotknutej osoby, najmä ak je dôvodom možné uplatnenie právnych nárokov, a
- právo obrátiť sa na Úrad na ochranu osobných údajov.
- Právo na prístup k osobným údajom: Dotknutá osoba má právo získať informácie o tom, či sa jej osobné údaje spracúvajú, a ak áno, má právo na prístup k svojim osobným údajom. V prípade neprimeraných, nevhodných alebo opakovaných žiadostí je spoločnosť FAVEX oprávnená účtovať primeraný poplatok za kópiu poskytnutých osobných údajov alebo žiadosť odmietnuť (uvedené sa primerane vzťahuje na výkon práv uvedených nižšie).
- Právo na opravu nepresných a doplnenie neúplných osobných údajov: ak dotknutá osoba nadobudne presvedčenie, že spoločnosť FAVEX spracúva jej nepresné alebo neúplné osobné údaje, má právo požiadať o ich opravu a doplnenie. Spoločnosť FAVEX opraví alebo doplní údaje bez zbytočného odkladu, ale vždy s ohľadom na technické možnosti.
- Právo na vymazanie: V prípade, že dotknutá osoba požiada o vymazanie svojich osobných údajov, spoločnosť FAVEX vymaže jej osobné údaje, ak (i) už nie sú potrebné na účely, na ktoré boli zhromaždené alebo inak spracované, (ii) spracúvanie je nezákonné, (iii) dotknutá osoba namieta proti spracúvaniu a neexistujú žiadne prevažujúce oprávnené dôvody na spracúvanie jej osobných údajov, alebo (iv) zanikla zákonná povinnosť spracúvať údaje podľa práva Európskej únie alebo vnútroštátneho práva.
- Právo na obmedzenie spracúvania osobných údajov: V prípade, že dotknutá osoba požiada o obmedzenie spracúvania, spoločnosť FAVEX zneprístupní osobné údaje, dočasne ich vymaže alebo uloží alebo vykoná iné spracovateľské operácie potrebné na riadne uplatnenie uplatneného práva. 6
- Právo na prenosnosť údajov: Ak dotknutá osoba požiada spoločnosť FAVEX o prenos osobných údajov, ktoré o nej spracúva v elektronickej forme na základe zmluvy alebo súhlasu, tretej strane, môže si uplatniť svoje právo na prenosnosť údajov. Ak by výkon tohto práva nepriaznivo ovplyvnil práva a slobody iných osôb, spoločnosť FAVEX žiadosti nevyhovie.
- Právo vzniesť námietku: Dotknutá osoba má právo namietať proti spracúvaniu osobných údajov, ktoré sa spracúvajú na účely plnenia úlohy vykonávanej vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci alebo na ochranu oprávnených záujmov spoločnosti FAVEX. Ak FAVEX nepreukáže, že existuje závažný oprávnený dôvod na spracúvanie, ktorý prevažuje nad záujmami alebo právami a slobodami klienta, ukončí spracúvanie bez zbytočného odkladu na základe námietky. V prípade opakovaných alebo zjavne neopodstatnených žiadostí o uplatnenie vyššie uvedených práv je spoločnosť FAVEX oprávnená účtovať primeraný poplatok za uplatnenie príslušného práva alebo uplatnenie práva odmietnuť. Dotknutá osoba bude o tomto postupe vždy riadne informovaná.
IX. Prenos osobných údajov do tretích krajín
Spoločnosť FAVEX spracúva osobné údaje len v Českej republike alebo v členských štátoch EÚ. Osobné údaje neprenášame do tretích krajín mimo EÚ.
X. Záverečné ustanovenia
Spoločnosť FAVEX vykonala analýzu rizík pri spracúvaní osobných údajov a prijala primerané technické a organizačné opatrenia na zabezpečenie vyššie uvedeného spracúvania. Z analýzy rizík vyplynul tento záver: spracúvanie osobných údajov nepredstavuje vysoké riziko pre práva a slobody dotknutých osôb, a preto nie je potrebné vykonať posúdenie vplyvu na ochranu údajov (ďalej len „DPIA“).
Spoločnosť FAVEX vykonala posúdenie spracovania osobných údajov z hľadiska čl. 37 GDPR. Spoločnosť FAVEX nespĺňa podmienky na vymenovanie úradníka pre ochranu údajov (ďalej len „DPO“) v súlade s odôvodnením 91 GDPR a nie je povinná vymenovať DPO. Na veľtrhu FAVEX preto nebol vymenovaný úradník pre ochranu údajov.
Okrem záznamov o spracovateľských činnostiach podľa čl. 30 GDPR vedie evidenciu všetkých súhlasov so spracovaním osobných údajov, pokiaľ neexistuje iný právny titul na spracovanie osobných údajov, a evidenciu prípadov porušenia ochrany osobných údajov.
Spoločnosť FAVEX pravidelne, minimálne raz ročne, vyhodnocuje dodržiavanie pravidiel ochrany osobných údajov, vrátane. technické a organizačné opatrenia a v prípade potreby prijíma nápravné opatrenia. podľa potreby aktualizovať internú dokumentáciu týkajúcu sa ochrany osobných údajov.
Na ochranu súkromia a osobných údajov dohliada Úrad na ochranu osobných údajov.
adresa. Sochora 27
170 00 Praha 7
tel.: 234 665 111
Web: www.uoou.cz
Tieto zásady spracovania osobných údajov sú účinné od 26.10.2020 a budú sa pravidelne aktualizovať. Platná verzia bude vždy k dispozícii na sekretariáte FAVEX.